「社会保険の手続きは、社労士に頼まずに自社でやってもいいの？」と迷う事業主の方は多いですよね。
社会保険の手続きは、事業主や社内の担当者が自社で行えます。会社自身の手続きを出すのに、資格は必要ありません。
ただし、手続きは種類が多く、期限が5日以内と短いものもあります。全部を自社で行うか、全部を外に頼むかの二択で考える必要はありません。毎回同じ形でくり返す手続きは自社で回し、判断に迷う手続きやめったにない手続きだけを外に頼む、という分け方ができます。
この記事では、自社で行う主な手続きと窓口・期限の一覧、提出の方法、自社で行うメリットとデメリット、自社で行うか外に頼むかの分け方を、設立したばかりの会社や従業員10人以下の会社の事業主の方に向けて社労士が解説します。
生島社労士事務所代表
生島 亮
いくしま りょう
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健康保険・厚生年金保険・雇用保険・労災保険の手続きは、事業主や社内の担当者が自社で行えます。社労士の資格が必要になるのは、他社の手続きの書類作成や提出を、報酬を受けて仕事として行う場合です。会社が自社の届出を出すことは制限されていません。
そのため、手続きを外に頼むときの依頼先は、原則として社労士・社労士法人になります。社労士以外に頼める範囲や、違法になる場合は、こちらで詳しく説明しています。
社会保険の手続きは社労士以外に頼める？税理士・行政書士・代行会社にできることと違法になる場合
なお、外に頼んだとしても、届出の義務を負うのは会社です。だれが書類を作るかにかかわらず、手続きが遅れたり漏れたりしたときの責任は会社に残ります。
自社で行う社会保険の手続きは、「会社を始めたとき」「従業員が入社・退社したとき」「毎年の手続きと賞与を支払ったとき」「給与や家族に変わりがあったとき」の4つの場面で発生し、窓口は手続きの種類で分かれています。
- 健康保険・厚生年金保険は、年金事務所（郵送は事務センター）
- 雇用保険は、ハローワーク
- 労働保険（労災保険・雇用保険）の加入と年度更新は、労働基準監督署など
健康保険組合に入っている会社は、健康保険の届出を年金事務所ではなく健康保険組合に出します（厚生年金保険の届出は年金事務所）。また、建設業や農林水産業などでは、労働保険の届出の窓口が一部分かれます。場面ごとの主な届出は、次のとおりです。
会社として社会保険に入るときと、初めて従業員を雇ったときは、会社（事業所）の加入の届出と、加入する人の届出をあわせて出します。
| 届出 | 窓口 | 期限 |
|---|---|---|
| 健康保険・厚生年金保険 新規適用届 | 年金事務所 | 適用事業所となった日から5日以内 |
| 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届 | 年金事務所 | 資格を取得した日から5日以内 |
| 労働保険 保険関係成立届 | 労働基準監督署 | 保険関係が成立した日の翌日から10日以内 |
| 労働保険 概算保険料申告書 | 労働基準監督署など | 保険関係が成立した日の翌日から50日以内 |
| 雇用保険 適用事業所設置届 | ハローワーク | 雇用保険の適用事業所となった日の翌日から10日以内 |
社長1人の会社でも、役員報酬を受け取る役員がいれば、健康保険・厚生年金保険の新規適用届と資格取得届が必要です。一方、労働保険の届出は、従業員を雇ったときに必要になります。
設立時の届出と必要書類は、次の記事で詳しく解説しています。
会社設立時の社会保険の手続き一覧！必要書類・提出先・期限を社労士が解説
入社と退社の手続きは、自社で行う手続きのなかでもっとも回数が多く、期限も短いのが特徴です。
| 場面 | 届出 | 窓口 | 期限 |
|---|---|---|---|
| 入社 | 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届 | 年金事務所 | 資格を取得した日（通常は入社日）から5日以内 |
| 入社 | 健康保険 被扶養者（異動）届（扶養する家族がいる場合） | 年金事務所 | 扶養に入る日（通常は入社日）から5日以内 |
| 入社 | 雇用保険 被保険者資格取得届 | ハローワーク | 雇用した日の属する月の翌月10日まで |
| 退社 | 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格喪失届 | 年金事務所 | 資格を失った日（退職日の翌日）から5日以内 |
| 退社 | 雇用保険 被保険者資格喪失届・離職証明書 | ハローワーク | 被保険者でなくなった日の翌日から10日以内 |
入社のたびに、加入の対象になる人かどうかを判定したうえで、届出を出す必要があります。初めて従業員を雇うときの流れと書類は、次の記事で解説しています。
初めて従業員を雇用した際に会社が行う社会保険・労働保険の手続きを解説！
入退社がない年でも、毎年決まった時期に出す手続きがあります。賞与を支払ったときにも、そのつど届出が要ります。
| 届出 | 窓口 | 期限 |
|---|---|---|
| 算定基礎届 | 年金事務所 | 7月1日から7月10日まで |
| 労働保険の年度更新 | 労働基準監督署など | 6月1日から7月10日まで |
| 賞与支払届 | 年金事務所 | 賞与を支払った日から5日以内 |
算定基礎届と年度更新は、年に1回しか行わないため、手順を忘れやすい手続きです。毎年の予定を一覧にしておくと、期限を逃しにくくなります。月ごとの手続きは、次の記事で解説しています。
【社労士監修】社会保険及び労働保険手続きの年間スケジュールと年間業務の全まとめ
固定的な給与が大きく変わったときや、従業員の家族を扶養に入れたり外したりしたときにも、届出が必要です。
| 届出 | 窓口 | 期限 |
|---|---|---|
| 月額変更届 | 年金事務所 | 条件に当たったら速やかに |
| 健康保険 被扶養者（異動）届 | 年金事務所 | 事実があった日から5日以内 |
月額変更届は、昇給や降給があっても、条件に当たらなければ出しません。そのため、変わった後の給与を初めて支払った月から3か月分の平均を出し、届出が要るかを判断する必要があります。
自社で手続きを回すには、提出の方法を決めて、届出に書く番号や情報を最初にそろえておくことが大切です。
社会保険の届出は、窓口への持参、郵送、電子申請のどれかで出せます。
窓口は、その場で書類の不足を指摘してもらえる一方、開いている時間に出向く必要があります。郵送は出向く手間がありませんが、届くまでの日数を見込んで早めに出しましょう。
電子申請は、e-Gov（政府の電子申請の窓口）から24時間いつでも出せて、GビズIDプライム、または利用の設定をしたGビズIDメンバーのアカウントがあれば、電子証明書を用意しなくても使えます。
ただし、資本金1億円を超える法人などは、算定基礎届や雇用保険の資格取得届などの一部の手続きで、電子申請が義務です。義務の対象でない会社は、窓口・郵送・電子申請から選んでかまいません。ただし、労災のときに出す労働者死傷病報告だけは、会社の規模にかかわらず、原則として電子申請で出します。
届出には、会社の番号と従業員の情報を毎回書きます。次のものを、すぐに出せる場所にまとめておきましょう。
- 年金事務所から通知された事業所整理記号と事業所番号
- 労働保険番号と、雇用保険の事業所番号
- 従業員のマイナンバーまたは基礎年金番号
- 前の職場で雇用保険に入っていた人の雇用保険被保険者番号
- 扶養する家族の氏名・生年月日・収入
- 雇用契約の内容（給与・労働時間・契約期間）
あわせて、手続きの担当者と、毎年の予定表を決めておくと、担当者が休んだり辞めたりしたときにも手続きが止まりにくくなります。提出した届出の控えや結果の通知、手続きの手順も、次の担当者が分かる形で残しておくと安心です。
社会保険の手続きを自社で行うと、外注費を抑えられ、社内に手続きの経験がたまります。一方で、担当者の負担が増えることと、期限の遅れや判断の誤りに気づきにくいことが課題になります。
自社で行う一番のメリットは、外に頼む費用がかからないことです。定型の手続きに慣れれば、入退社が年に数回の会社でも無理なく回せます。
次に、社内で状況がすぐに分かることもメリットです。入社日や給与が決まったその日に届出の準備を始められるので、外に頼むときのような情報の受け渡しが要りません。
さらに、手続きを続けるうちに、社内に手続きの分かる人が育ちます。
一方、自社で行うデメリットは、主に次の4つです。
- 担当者が本業と兼ねていると、手続きが後回しになりやすい
- 健康保険・厚生年金保険の資格取得届・喪失届のように、5日以内の短い期限の手続きが多い
- 担当者が辞めると、手続きのやり方が社内に残らないことがある
- 制度や様式が変わったことに気づきにくい
なかでも期限の短さには、特に気をつけてください。兼務の担当者だと、入社日の翌週になって届出を忘れていたことに気づく、ということも起こるからです。
外に頼んだ場合の費用は、手続き1件ごとに頼むか、毎月定額の顧問契約にするかで変わります。社労士に頼む場合の費用の相場は、次の記事で解説しています。
自社で行う手続きでつまずきやすいのは、書類を出すことそのものより、「出すかどうか」「いつから、いくらで出すか」の判断がいる手続きです。
健康保険・厚生年金保険の新規適用届は、会社を登記した日に出すとは限りません。
法人は社長1人でも加入の対象ですが、無報酬の役員しかいないなど、加入する人がいない間は届出を出しません。その後、役員報酬の支払いが始まるなどして加入する人が生じた日から、5日以内に出す必要があります。
パート・アルバイト、役員、70歳以上の人などは、働き方や年齢によって、加入するかどうかや加入する保険が変わります。
判定を誤ると、後からさかのぼって加入の手続きをし、保険料を精算しなければなりません。加入の条件は、次の記事で解説しています。
社会保険の加入手続きの流れと必要書類は？提出先・期限5日を会社と入社時に分けて解説
仕事中や通勤中のけがで治療を受けたときは、労災保険の給付を請求します。請求書を出すのは従業員本人ですが、けがをした状況や賃金を証明する欄は会社が記入するので、会社も手続きにかかわります。
さらに、仕事中のけがや病気で従業員が亡くなったり休業したりしたときは、会社が労働基準監督署に労働者死傷病報告を出さなければなりません。亡くなったときや休業が4日以上のときは遅れずにすぐ、休業が1〜3日のときは3か月ごとにまとめて出します。労災はめったに起きないため、起きたときにはじめて手順を調べることになりやすい手続きです。
仕事以外の病気やけがで働けずに休んだときの傷病手当金は、従業員本人が申請するもので、会社は休んだ期間の勤務と賃金を証明する役割です。
出産・育児のときは、会社が産前産後休業と育児休業の保険料の免除を申し出ます。育児休業給付金は、会社がハローワークに申請するのが原則で（本人が希望すれば本人も申請できます）、休業中も原則として2か月ごとに申請が続きます。
休業期間が変わったときや復帰したときにも届出が要る場合があり、休業が終わって給与が下がったときは、従業員の申出を受けて月額変更の届出を出すこともあるので、覚えておきましょう。
届出を出し忘れていたときは、本来の届出を速やかに出します。資格取得日や報酬の額を誤って出していたときは、訂正や取消の届出をします。どちらも、保険料が変わる場合は精算が必要です。
さかのぼる期間が長いほど、書類と精算が増えるため、気づいた時点で早めに対処することが大切です。資格取得届の期限を過ぎたときの対処は、次の記事で解説しています。
会社設立後に社会保険の加入手続きが5日過ぎたら？間に合わない場合の対処法と必要書類を解説
ここまでの手続きは、どれも自社で行えます。ただし、毎回同じ形でくり返す手続きは自社で、判断に迷う手続きやめったにない手続きは外に、と分けて考えると、担当者の負担と誤りを減らせます。
自社で回せるものと、社労士に頼むと楽なものを、手続きごとに並べてみましょう。
| 手続き | 特徴 | 自社で回せるもの／社労士に頼むと楽なもの |
|---|---|---|
| 入社・退社の資格取得届・喪失届 | 回数が多く、毎回同じ形 | 自社で回せる |
| 賞与支払届・算定基礎届・労働保険の年度更新 | 毎年・賞与のたびに決まった時期に出す。対象者の判定がある | 自社で回せる。初めての年は社労士に頼むと楽 |
| 月額変更届・被扶養者（異動）届 | 届出が必要かどうかの判断がいる | 自社で回せる。判断に迷うときは社労士に頼むと楽 |
| 新規適用・初めて人を雇ったときの届出 | 一度きりで、届出の数が多い | 自社でも出せる。社労士に頼むと楽 |
| 労災・傷病手当金・出産と育児の手続き・さかのぼっての訂正 | めったになく、判断と証明が多い | 自社でも出せる。社労士に頼むと楽 |
たとえば、入退社が年に数回の会社なら、資格取得届と喪失届は自社で出し、初めての算定基礎届だけ社労士に確かめてもらう、という分け方ができます。従業員が出産するときやけがをしたときなど、めったにない手続きが出てきたときに、その手続きだけを社労士に頼む分け方もあります。
分けるときは、次の2つを社内で決めておくと、頼む・頼まないの切り替えがスムーズです。
- 自社で行う手続きの担当者と、期限を管理する方法
- 外に頼むときに渡す情報（入社日・給与・家族の情報など）
外に頼むときの依頼先は、社労士・社労士法人です。会社として顧問の社労士が要るかどうかは、次の記事で解説しています。
社労士は会社に必要ない？判断のポイントと、社労士がいない会社の主なリスクを解説
届出の義務を負うのは、事業主（会社）です。実際に書類を作って出すのは、社内の担当者か、会社から頼まれた社労士になります。
健康保険・厚生年金保険の加入や喪失の届出は年金事務所、雇用保険はハローワーク、労働保険の加入と年度更新は労働基準監督署などです。健康保険組合に入っている会社の健康保険の届出と、傷病手当金などの給付の申請は、加入している協会けんぽや健康保険組合に出します。主な届出は、e-Govから電子申請でも出せます。
社長1人の会社でも、自社で手続きできます。役員報酬を受け取る場合は、健康保険・厚生年金保険の新規適用届と資格取得届を、加入する人が生じた日から5日以内に出しましょう。従業員を雇うまでは、労働保険の届出は要りません。
社会保険の手続きは、事業主や社内の担当者が自社で行えます。ただし、全部を自社か全部を外に頼むかの二択ではなく、入退社のようにくり返す手続きは自社で回し、判断に迷う手続きやめったにない手続きだけを外に頼む、という分け方ができます。担当者の負担を抑えながら、期限の遅れや判断の誤りも防ぎやすいのが、この分け方の利点です。
自社で行うときは、次の点に注意しましょう。
- 健康保険・厚生年金保険の資格取得届・喪失届と賞与支払届は5日以内に出す
- 加入するかどうかの判定は、届出の前に行う
- 年に1回の手続きは、予定表で期限を管理する
- 外に頼んでも、届出の義務は会社に残る
まずは自社で出している手続きを一覧にして、判断に迷う手続きがあれば、早めに社労士に相談してください。
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