事業主の皆さんは、事業場のルールとなる「就業規則」についてどこまでご存知でしょうか？従業員を10人程度雇用したら作成しなければならない、と聞いたことがある方もいらっしゃると思います。
常時10人以上の労働者を使用する場合、就業規則の作成及び行政官庁への届出は、事業主の義務となっています（労働基準法第89条）。
では、10人とは正社員のみでカウントするのでしょうか？また、就業規則はどんな内容を記載する必要があるのでしょうか？作成した後は、自由に変更できるのでしょうか？
様々な就業規則作成時の疑問について、社労士がわかりやすく解説します。
生島社労士事務所代表
生島 亮
いくしま りょう
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「就業規則」は、企業や組織が従業員に対して労働関連の事項について定めた文書であり、従業員との契約書でもあります。従業員の権利や義務、労働条件、労働時間、休暇、給与、規律、安全規定、紛争解決プロセスなど、組織内での労働に関するさまざまな事項を詳細に規定しています。、組織は法的規制に従いつつ、自身の運営や文化に合った規則を策定します。就業規則は変更されることがあるため、従業員に変更がある際は通知されるべきです。また、就業規則は労働法や規制に準拠する必要があります。
そもそも就業規則がないということは、会社のルールがないってことなので、例えば従業員が遅刻した時に懲戒や解雇などが簡単にできないってことなんだよね
「就業規則」は、企業や組織における労働関連の規則やポリシーを文書化したものです。
企業や組織の設立時のメリット
新しい会社や組織を設立する際、従業員と雇用関連の事項について明確なルールを定める必要があります。就業規則はこのプロセスの一部として作成されます。
雇用の開始時のメリット
新しい従業員を採用する際、就業規則はその従業員に提供され、彼らが組織のポリシーや規則に同意し、理解するのに役立ちます。
法的要件を満たすためのメリット
日本では、雇用に関連する法的要件があり、これらの法律に従うために就業規則が必要です。就業規則は、法的要件に準拠するための具体的なルールやプロセスを記載するために使用されます。
組織内の秩序と労働関係の管理のメリット
就業規則は、組織内の秩序を維持し、従業員と組織との労働関係を管理するための重要なツールです。例えば、出勤時間、休憩時間、給与、昇進基準、退職手続きなど、さまざまな労働関連の事項を規定する役割があります。
紛争解決のメリット
従業員と組織の間で紛争が生じた場合、就業規則は紛争の解決方法や手続きを提供し、紛争の解決を助けます。
従業員へのコミュニケーションのメリット
就業規則は、従業員に組織の期待や規則を明確に伝え、コミュニケーションを円滑にするのに役立ちます。
就業規則は組織の大きさや性質に応じて異なる場合があり、法的アドバイスを受けながら適切に作成・維持されるべきです。また、従業員に適切に伝えられ、変更がある場合には適切に更新される必要があります。
従業員の遅刻・欠勤など賃金控除に明確な根拠がなく控除できない可能性がある
就業規則に規程がなくても、「ノーワーク・ノーペイの原則（労働基準法24条）」に基づき、欠勤、遅刻・早退は当事者の給与から控除することは可能ですが、就業規則がなく、賃金の計算の根拠が明確でない場合、賃金の控除が行えないことがあります。
懲戒処分などを行うことができないことがある
従業員の業務の怠慢や法令違反など、会社に何らかの不利益を生じさせた場合、訓告や減給、出勤停止、解雇など、懲戒の処分を課すことがあります。しかし、就業規則がなければ、社員に対して懲戒処分を課すことはできません。懲戒処分を行うためには、「就業規則に根拠が記載されている必要」があり、また「それが濫用にわたらない」という条件が充足されなければなりません。
助成金の申請ができないことがある
原則として就業規則がない場合、助成金を得ることはできません。助成金とは主に厚生労働省の管轄になりますが、従業員の環境をより良いものにしようとしている企業に対して支払われるものです。つまり、過去の環境と現在の環境が明確に変わってることを証明する必要があり、新旧の就業規則を求められます。
会社都合の有給休暇を付与できないことがある
有給休暇については、6ヶ月以上継続勤務してそのうち8割以上出勤した場合には一定日数（通常の場合：10日間）が与えられます。また、飲食店などシフト制のある職場や繁閑のある職場などは、従業員の都合だけで自由に有給休暇を取得すると業務が滞ってしまう場合があります。そのような場合には、有給休暇のうち5日を除いた分を計画的に会社が付与できますが、就業規則で諸条件を明示していなければ、会社都合の有給休暇の付与ができない場合があります。
労働基準法第89条による就業規則の作成及び労基署への届け出義務については、常時10人以上の労働者を使用する事業場に該当したときに発生します。これに違反すると、30万円以下の罰金が科せられます。
労働者を1名でも使用すれば、労働基準法が適用される事業場になりますので、会社のルールの明文化や法的リスクを考えて、使用する労働者が2～3人の事業場でも、作成をしているところは多くあります。義務となるタイミングで作成するか、義務となる前に作成するかは、事業主のお考えや会社のご状況などに応じて決めることとなります。しかしながら、作成義務のない会社であっても、懲戒ができないデメリットや従業員がキャリアアッププランをイメージできないことは会社にとってマイナスになるため、作成しておいた方が良いでしょう。
事業場単位とは場所的な意味合いであり、企業全体を指しているものではありません。
店舗や営業所がいくつもあるような会社であれば、原則としてその店舗や営業所ごとを事業場と言います。企業全体でみれば常時10人以上の労働者を使用していても、場所が2つに分かれているような場合は、それぞれで「常時10人以上の労働者を使用しているかどうか」という点から、作成義務の有無を判断します。
正社員、パートアルバイト等、雇用区分に関係なく、雇用している人を指しますので、指揮命令を行わない業務委託の方などは含みません。
また、常時雇用しているという点については以下の通りです。
①期間の定めなく雇用されている方
または
②過去1年以上の期間について引き続き雇用されている方や、または雇い入れ時から1年以上引き続き雇用されると見込まれる方（一定の期間を定めて雇用されている方等でも反復して契約期間が更新されている等、事実上①と同等と認められる方）
パートの方しかいないから就業規則を作成する義務はないということではないので、労働者のカウントについては注意が必要となります。
記載する項目については、「絶対的記載事項」と「相対的記載事項」とがあります。
絶対的記載事項とは、絶対に記載しなければならない項目のことです。相対的記載事項とは、会社で決められていることがあれば記載しなければならない項目のことです。
- 始業及び終業の時刻
- 休憩時間
- 休日
- 休暇
- 労働者を２組以上に分けて交替に就業 させる場合においては就業時転換に関する事項
- 賃金（臨時の賃金等を除く）の決定、計算及び支払の方法
- 賃金の締切り及び支払の時期
- 昇給に関する事項
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
- 退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲
- 退職手当の決定、計算 及び支払の方法
- 退職手当の支払の時期に関する事項
- 臨時の賃金等（退職手当を除く）
- 最低賃金額の定めをする場合においてはこれに関する事項
- 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
- 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
- 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
- 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
- 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項
- 前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合 においては、これに関する事項
常時10人以上の労働者を使用している事業場は作成した就業規則を労働基準監督署へ届け出る必要があります。届出の期日については「遅滞なく」とされており、施行期日前でも受理してもらえます。 届出方法は労基署への窓口提出、郵送、電子申請があります。
就業規則を作成し、又は変更する場合の所轄労働基準監督署長への届出については、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、過半数で組織する労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者の意見を記し、その者の署名又は記名押印のある書面（意見書）を添付しなければなりません（労働基準法第９０条）。
意見の賛否については問われませんので、反対の意見だから届出を受理されないということも、効力がないということはありません。
労働者の過半数を代表する者の選出については、以下①②のいずれにも該当することが必要となっています。
①労基法第４１条第２号に規定する監督又は管理の地位にある者でないこと
②就業規則の作成及び変更の際に、使用者から意見を聴取される者を選出することを明らかにして実施する投票、挙手等の方法によって選出された者であること
就業規則に記載した内容の効力については、作成した日でも労働基準監督署に届け出た日でもなく、労働者に周知した日（就業規則に施行期日が定められている場合はその日）以降に発生することとなります。
労働者ひとりひとりに就業規則を配布することや、いつでも見られるように職場の見やすい場所への掲示・備え付け、または社内システム等に格納したものをいつでも閲覧できるといった方法により、労働者へ周知していることを指します。作成し、過半数代表の労働者意見を得ていて、労働基準監督署へ届け出ていたとしても、事業場の労働者へ周知していないのであれば、効力はありません。
法的リスク等から守られることや、就業規則がなければそもそもできないこともあります。一方で一度決めたことを簡単に変えることができず、会社もそれを守らなければなりません。以下は代表的な例示となります。
懲戒解雇をするには就業規則が必要
問題社員に対応するためには、就業規則で服務規律や懲戒処分について定めておかなければなりません。
定年退職にも就業規則が必要
就業規則に定年退職についての定めがない場合（労働契約にも記載がない場合など）は、就業が難しくなった高齢従業員については、本人が申し出をしない限りは期間のない定めとなるために、退職させることができません。
就業規則があると労務管理が楽になる
就業規則があれば、労働者の労働条件を統一的に定めておくことができるため、労務管理がしやすくなりますし、無駄な誤解を生じさせないという点もメリットであると言えます。
助成金の申請時に就業規則が必要
中には就業規則の添付なく申請できる助成金もありますが、事実上助成金の活用は、就業規則が整備されていない場合、申請が困難となっています。
法改正や事業場のルールなどに変更があった場合など、就業規則を変更することがあると思います。その場合は、作成時と同じく、労働者代表の意見書を添付した変更届を労働基準監督署へ届出をします。
例えば年間休日を120日から110日にするなど、就業規則を変更することにより、労働者の不利益となるような労働条件の変更はできません。（労働契約法第9条）
変更する就業規則の内容を労働者に周知させることや、不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性など、合理的であることが必要です。
（労働契約法第10条）
就業規則は事業場のルールとなるものです。始業や就業の時刻、休日や休暇などは事業場ごとのルールがあります。一方で、担当する業務の詳細や実際の就業場所など、それぞれの労働者によって違うものは就業規則には細かに記載できないため、労働条件通知書に記載し、本人へ原則書面で明示することになります。（労働基準法第15条）
労働契約で定めた労働条件により変わります。
就業規則は労働基準法など法令を下回る労働条件は定められないこととなっています。
よって、労働契約の労働条件が、就業規則で定めている労働条件より高い場合は、労働契約が優先されますし、逆に労働契約の労働条件が就業規則で定めている労働条件より低い場合は、就業規則で定めている労働条件が優先されます。
また、労働契約法12条に定められている部分無効により、もし、労働契約の一部が就業規則に定めた労働条件より低い場合、その労働契約すべてが無効になるのではなく、その特定の部分だけが無効となり、無効になった部分については就業規則の該当箇所に置き換えられます。
常時10人以上の労働者を使用する事業場が就業規則の作成および届出を怠った場合は、30万円以下の罰金に処されます。注意しましょう。
就業規則の作成を社労士に依頼する費用の相場ですが、一般的には15万円～40万円程となっております。変形労働時間制を対応したり、テレワーク規定をつけたり、育児介護休業規程を付加することにより、値段は変動していきます。
常時10人以上の労働者を使用している事業場において、就業規則を作成し届け出ることは事業主の義務です。
もちろん法的リスクや助成金活用のために作成する場合もありますが、「きちんとした会社であることの証明」として、10人に満たない事業場でも就業規則を作成し、労働基準監督署へ届け出る事業主も多くいらっしゃいます。
就業規則は今や、「義務だから作るもの」ではなく、その会社の独自のルールや、「らしさ」を表すものであると言えます。
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