従業員を雇うときは、労働契約を結ぶ際に、賃金・労働時間・契約期間などの労働条件を従業員に明示しなければなりません（労働基準法15条）。主な事項は書面で交付するのが原則で、従業員が希望した場合は、メールなど印刷して書面にできる方法でも明示できます。この書面が「労働条件通知書」です。「雇用契約書」という名前の書類を作成する法律上の義務はありませんが、明示が必要な事項をすべて記載すれば、労働条件通知書を兼ねることができます。
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労働条件通知書は、会社が従業員に労働条件を通知するための書面です。雇用契約書は、会社と従業員が労働条件に合意したことを確認するための書面で、双方が署名や記名押印をして1通ずつ保管するのが一般的です。役割は異なりますが、1枚にまとめた「労働条件通知書兼雇用契約書」とすることもできます。
| 項目 | 労働条件通知書 | 雇用契約書 |
|---|---|---|
| 法律上の位置づけ | 労働条件の明示は会社の義務です（労働基準法15条） | 作成する法律上の義務はありません。労働契約の内容は、できる限り書面で確認するとされています（労働契約法4条2項） |
| 役割 | 会社から従業員へ、労働条件を通知する | 会社と従業員が、労働条件に合意したことを確認する |
| 署名・押印 | 法律上は不要 | 双方が署名・記名押印するのが一般的 |
2つの書類の違いや、兼用するときの書き方は、次の記事で詳しく解説しています。
労働条件通知書と雇用契約書の違いは？兼用方法から書類不備のリスクまで解説
労働条件の明示は、従業員の雇用形態や人数にかかわらず必要です。次のようなときに、労働条件通知書を用意します。
- 正社員を雇うとき
- パート・アルバイト・契約社員を雇うとき（1日のみなど、短期間の雇用も含みます）
- 有期の労働契約を更新するとき（更新のたびに明示します）
- 採用内定によって労働契約が成立する場合（内定の時点で明示します）
パートタイム・有期雇用の従業員には、昇給・退職手当・賞与の有無や相談窓口なども、文書の交付などで明示します。2026年10月1日からは、正社員との待遇の違いの内容や理由について、説明を求めることができる旨も加わりました。
- フリーランスなどに業務を委託するとき：雇用ではないため、労働条件通知書の対象ではありません。フリーランス・事業者間取引適正化等法の対象となる業務委託では、業務の内容や報酬の額などの取引条件を、この法律にもとづいて明示します。なお、働き方の実態によっては雇用と判断されることがあります。
- 会社全体の働き方のルールを定めるとき：労働時間・休日・賃金の決め方などを従業員共通のルールとして定める書類が、就業規則です。手続きについては、就業規則の作成と変更の届出のページをご覧ください。
会社から労働条件を伺い、法律で明示が必要な事項を漏れなく記載した労働条件通知書を作成します。会社で用意した雇用契約書がある場合は、明示が必要な事項が漏れていないか、就業規則と食い違っていないかを確認し、修正方法をご案内します。ご依頼の内容に応じて、労働条件通知書の作成と雇用契約書の確認・ご相談の、どちらか一方または両方に対応します。
- 決まっている労働条件（雇用形態、契約期間、就業場所・業務、労働時間、休日、賃金など）
- 会社で用意した雇用契約書（確認をご依頼の場合）
- 就業規則（ある場合）
- 労働条件を伺う
雇用形態、契約期間、就業場所・業務、労働時間、休日、賃金などを伺います。 - 労働条件通知書を作成する
明示が必要な事項を記載した労働条件通知書を作成します。 - 雇用契約書を確認する（ご依頼がある場合）
明示が必要な事項の漏れや、就業規則との食い違いがないかを確認し、修正方法をご案内します。 - 従業員に交付する
労働契約を結ぶときに、会社から従業員へ交付します。メールなどで送付する場合は、あらかじめ従業員の希望を確認します。
| 事項 | 内容の例 |
|---|---|
| 契約期間 | 期間の定めの有無。有期の場合は、更新の有無、更新の判断基準、更新上限の有無と内容 |
| 就業場所・業務 | 雇い入れ直後の就業場所・業務と、その変更の範囲 |
| 労働時間・休日 | 始業・終業の時刻、所定の時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制のルール |
| 賃金 | 賃金の決定方法、計算と支払いの方法、締切日と支払日、昇給 |
| 退職 | 退職に関する事項（解雇の事由を含む） |
| 無期転換（有期の場合） | 無期転換を申し込める場合の申込みの機会と、無期転換後の労働条件 |
この表は主な事項です。昇給は明示が必要ですが、書面で示す事項には含まれません（パートタイム・有期雇用の従業員には、昇給の有無を文書の交付などで明示します）。このほか、退職手当や賞与、安全衛生などについて定めをする場合は、その事項も明示します。厚生労働省のモデル労働条件通知書も、項目を確認する際の参考になります。
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労働契約を結ぶとき
入社日ではなく、労働契約を結ぶ時点が基準です。採用内定によって労働契約が成立する場合は、内定の時点で明示します。有期の労働契約を更新するときも、そのたびに明示します。採用が決まったら、早めに準備を進めてください。
労働条件を明示しなかった場合は、30万円以下の罰金の対象になります（労働基準法120条）。
明示された労働条件が事実と異なる場合、従業員は即時に労働契約を解除できます。
パートタイム・有期雇用の従業員に、昇給・退職手当・賞与の有無などを認められた方法で明示していない場合は、10万円以下の過料の対象になります。
労働条件があいまいな状態のままでは、賃金や残業代、契約の更新をめぐって、従業員とのトラブルに発展しやすくなります。
- 労働条件通知書は、書面で交付するのが原則です。従業員が希望した場合は、FAXや電子メールなど、受け取った人が印刷して書面にできる方法でも明示できます。
- 就業規則がある会社では、就業規則で定めた基準に達しない労働条件は、その部分が無効となり、就業規則の基準によります（労働契約法12条）。雇用契約書・労働条件通知書の内容は、就業規則と整合させてください。
- 従業員を雇い入れた際は、労働条件の明示のほかに、加入の要件を満たす従業員について、雇用保険・社会保険の加入手続きも必要です。雇用保険の資格取得届、社会保険（健康保険・厚生年金保険）の資格取得届のページをご覧ください。
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生島社労士事務所代表
生島 亮
いくしま りょう
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