合同会社で初めて従業員を雇用する際、どのような手続きが必要なのか、迷われていませんか？特に社会保険や労働保険などの法的手続きについては、知識不足から適切な処理を行わないと、後にトラブルや罰則に発展する可能性があります。従業員の雇用に伴う手続きは、会社の規模や業態により異なるため、正確な情報を把握することが重要です。
そこで、この記事では、合同会社の代表社員や人事・労務担当者に向けて、従業員の雇用に必要な手続きや届出、書類について詳しく解説します。雇用契約書の作成から社会保険・労働保険の加入、労働基準法に基づく諸手続きまで、漏れなく対応するためのポイントを紹介します。
また、合同会社における「社員」と「従業員」の違いについても触れ、それぞれの立場に応じた適切な対応方法を説明します。さらに、手続きが複雑な場合には、社会保険労務士への相談・依頼も検討すべきでしょう。
従業員の雇用は会社の成長に欠かせません。スムーズな雇用手続きを行い、適切な労務管理を実現するためにも、ぜひこの記事を参考にしてください。
生島社労士事務所代表
生島 亮
いくしま りょう
https://syarou-shi.com/社会保険手続きの自動販売機｜全国のあらゆる社会保険手続きと労務相談を「顧問料なしのスポット」で代行するWebサービス【社労士クラウド】の運営者｜懇切丁寧 ・当日申請・フリー価格・丸投げOK｜ 1,800社以上の事業主様や顧問先の社保周りを解決されたい士業の先生にご利用頂いており、顧問契約も可能です｜リピーター率8割以上
合同会社が従業員を雇用する際には、様々な手続きや届出が必要となります。これらの手続きを適切に行うことで、会社の義務を果たし、従業員の権利を守ることができます。
従業員を雇用する際に、合同会社が行わなければならない手続きは大きく6つあります。
- 雇用契約書の作成
- 労働条件通知書の発行手続き
- 社会保険（健康保険・厚生年金）の加入手続き
- 労働保険（労災保険・雇用保険）の加入手続き
- 労働保険の概算保険料の申告
- 労働基準法の適用事業所の報告（初めて従業員を雇用するとき）
また、法定労働時間を超えて労働させる場合には36協定が必要ですし、常時10人以上雇用する場合には就業規則の作成が必要になります。
以下の表は、合同会社が従業員を雇用する際に必要な主な手続きと届出・書類の一覧です。
| 手続きの種類 | 届出 | 提出期限 |
| ・雇用契約書の作成 ・労働条件通知書の発行手続き | 内定日や入社日に従業員と雇用契約書を締結 | |
| 労働基準法の適用事業所の報告 | ・適用事業所報告書 | 遅滞なく |
| 社会保険（健康保険・厚生年金）の加入手続き | ・健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届・健康保険被扶養者(異動)届 | 従業員を雇用してから５日以内 |
| 労災保険の加入手続き | ・労働保険関係成立届（労働保険新規適用届） | 保険関係が成立した日から１０日以内 |
| 労働保険の概算保険料の申告 | ・概算保険料申告書 | 労働保険新規適用届を提出後50日以内 |
| 雇用保険の加入手続き | ・雇用保険適用事業所設置届 | 事業所設置した日から１０日以内 |
| 雇用保険の加入手続き | ・雇用保険被保険者資格取得届 | 雇用した翌月の10日まで |
状況に応じて、追加で必要な手続きもあります。これには、就業規則の作成や36協定の締結などが含まれます。
| 状況に応じて必要な手続き | 必要になる条件 |
| 36協定（時間外・休日労働に関する協定書）の作成 | 従業員に法定労働時間（残業・休日出勤等）を超えて労働させる可能性がある場合 |
| 就業規則の作成 | 常時従業員を10人以上雇用する場合 |
このように、従業員を雇用する際の手続きは複数存在し、適切に対応することで労働環境を整えることができます。必要に応じて、社労士に相談することも検討しましょう。
従業員の雇用を検討している場合は、キャリアアップ助成金の「正社員化コース」への支給申請を検討するのもおすすめです。
この「正社員化コース」は、非正規雇用の従業員を正社員に登用する企業を対象とした制度で、対象者1人につき最大80万円を受給できる可能性があります。
正社員化コースに関する詳細は、下記の記事でわかりやすく解説していますので、ぜひご覧ください。
【令和6年版】キャリアアップ助成金の正社員化コースとは？条件や申請方法、支給金額を社労士がわかりやすく解説
合同会社が従業員を雇用する際には、まず雇用契約書を作成し、従業員と適切に雇用契約を締結する必要があります。雇用契約書は、双方が合意した労働条件を文書で明確にし、トラブルを未然に防ぐために不可欠です。
特に、中小企業では、書面での契約を怠ることで、後に労働条件に関するトラブルが発生する可能性があります。労働条件を明確にすることは、会社にとっても従業員にとっても大切なポイントです。
雇用契約に含めるべき重要項目
雇用契約書には、労働基準法で定められた必要事項を漏れなく記載する必要があります。主な項目は以下の通りです。
- 労働契約の期間
- 就業場所および従事する業務内容
- 始業・終業の時刻、所定労働時間、休憩時間、休日、休暇
- 賃金（基本給、手当、賞与等）の決定、計算方法、支払方法、締切・支払の時期
- 退職に関する事項（定年制、退職金など）
これらの項目を明確に記載することで、従業員は自分の労働条件を正確に理解し、安心して働くことができます。
労働条件通知書の発行手続き
労働基準法に基づき、従業員に対して労働条件を通知するための「労働条件通知書」を発行することが義務付けられています。この通知書は、口頭ではなく書面での交付が原則です。通知書には、雇用契約と同じように、賃金や勤務時間、雇用形態などの重要な労働条件が明記されている必要があります。この書面によって、従業員が雇用に関する条件を正確に把握できるようにし、労働者と雇用者の間の信頼関係を構築します。
以上のように、雇用契約書や労働条件通知書の作成は、従業員との関係を良好に保ち、トラブルを避けるために欠かせない手続きです。正確で透明性のある契約を行うことで、企業運営の円滑化にもつながります。
雇用契約書（労働条件通知書）の法的な必要性と事業主の義務とは？
合同会社が従業員を雇用した場合、社会保険（健康保険・厚生年金保険）への加入手続きが必要です。社会保険は、従業員の健康管理や老後の生活保障を目的とした制度であり、従業員が安心して働くための重要な基盤となります。特に、新たに従業員を雇用した際は、法律で定められた手続きを適切に進めることが求められます。以下では、社会保険の加入に必要な届出と書類、および申請方法について解説します。
従業員の社会保険の加入に必要な届出・書類と申請方法
従業員が社会保険（健康保険・厚生年金保険）に加入するためには、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」の提出が必要になります。また、従業員に扶養家族がいる場合は、「健康保険被扶養者（異動）届」を提出し、扶養家族の健康保険の加入手続きも行います。
従業員を雇用するタイミングが合同会社設立と同時の場合、社会保険（健康保険・厚生年金保険）新規適用届も必要となります。この「新規適用届」は合同会社（法人）が社会保険（健康保険・厚生年金保険）に加入する際に必須の手続きです。
以下に従業員が社会保険に加入するために必要な届出と添付書類、提出期限、申請方法をまとめています。
| 手続きに必要な届出 | 添付書類 | 提出期限・申請方法 |
| 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届 | ・雇用契約書のコピー・賃金台帳のコピー・従業員の個人番号（マイナンバー）の記載された書類・健康保険被扶養者異動届（被扶養者がいる場合） | 従業員を雇用してから５日以内に、管轄の年金事務所に提出 |
| 健康保険被扶養者(異動)届 | ・扶養家族の続柄を確認するための戸籍謄本や住民票（発行から90日以内のもの） | 従業員を雇用してから５日以内に、管轄の年金事務所に提出 |
| 健康保険・厚生年金保険新規適用届 | ・登記簿謄本（事業所の所在地と登記簿が異なる場合）所在地を確認するための公的証明書のコピー | 合同会社設立後、5日以内に管轄の年金事務所に提出 |
社会保険への加入手続きは、合同会社にとって重要な義務です。正確かつ迅速に手続きを行うことで、従業員に安心を提供し、雇用者としての信頼を築くことができます。
【スポット申請】社会保険の加入条件や加入手続きの流れと加入方法の全まとめ
合同会社が従業員を雇用する際、労働保険への加入は必須となります。労働保険には、労災保険と雇用保険が含まれており、従業員を守るための重要な制度です。
労災保険は業務中の事故や通勤中のけがに備えるものであり、雇用保険は失業時の生活を支援するための保険です。これらの手続きを正しく行い、労働環境を整備することで、会社の信頼性を高め、従業員の安全と安心を確保することができます。
以下に、労災保険と雇用保険の加入手続きと必要書類について詳しく説明します。
労災保険の加入手続きと必要な届出・書類
合同会社として従業員を雇用する場合には、「労働保険関係成立届」を提出し、労災保険への加入手続きを行う必要があります。この届出は、従業員を雇用した翌日から10日以内に、管轄の労働基準監督署に提出しなければなりません。
また、「労働保険概算保険料申告書」も併せて提出します。「労働保険概算保険料申告書」は、労働保険料を事前に申告・納付するために必要な書類です。
以下に手続きに必要な書類と期限をまとめます。
| 手続きに必要な届出 | 添付書類 | 提出期限・申請方法 |
| ・労働保険関係成立届（労働保険新規適用届） | ・法人登記簿謄本（原本）・労働者名簿・賃金台帳・出勤簿・事業所の住所が確認できる書類（公共料金の請求書など）・労働条件通知書（パートやアルバイトを雇用する場合）・就業規則届（従業員が10名以上の場合） | 保険関係が成立した日（従業員を雇用した翌日）から１０日以内に、管轄の労働基準監督署に提出 |
| 労働保険概算保険料申告書 | ・労働保険関係成立届を併せて提出するのがおすすめ。 | 保険関係が成立した日（従業員を雇用した翌日）から50日以内に、管轄の労働基準監督署に提出 |
手続きを行う際は、「労働保険関係成立届」と「労働保険概算保険料申告書」を一緒に所轄の労働基準監督署へ提出することをおすすめします。これにより、書類や納付書のチェックを同時に受けることができ、手間や時間を大幅に削減できます。
【必須】初めて従業員を雇用した際に会社が行う社会保険手続き9選とは？
雇用保険の加入手続きと必要な届出・書類
合同会社で従業員を雇用する場合、まず「雇用保険適用事業所設置届」を提出し、事業所を雇用保険の適用対象として登録する必要があります。この手続きは、事業所開設や従業員を雇用してから10日以内に行う必要があります。
さらに、従業員が雇用保険の対象となるためには、「雇用保険被保険者資格取得届」を提出し、従業員が正式に保険に加入する手続きを完了させます。この手続きも、雇用開始日から10日以内に行います。
以下に、手続きに必要な書類と提出期限をまとめます。
| 手続きに必要な届出 | 添付書類 | 提出期限・申請方法 |
| 雇用保険適用事業所設置届 | ・営業許可証（該当する業種の場合）・登記事項証明書・その他、雇用保険適用事業所設置届の内容を確認できる書類 | 従業員を雇用した日から10日以内に、管轄のハローワークに提出 |
| 雇用保険被保険者資格取得届 | ・賃金台帳・労働者名簿・出勤簿 | 雇用開始日から10日以内に、管轄のハローワークに提出 |
■雇用保険被保険者資格取得届を提出する要件
1. 31日以上雇用される見込みがある
・雇用契約に期間の定めがない
・雇用期間が31日以上
・契約更新規定があり、31日以上の雇用が期待される
2. 1週間の所定労働時間が20時間以上
労働保険の加入は、合同会社として従業員の安全と保障を守るために欠かせないステップです。適切な手続きを行い、労働保険制度を活用することで、安心して働ける環境を提供しましょう。
合同会社が従業員を雇用する際、基本的な手続きに加えて、状況によっては追加の手続きが必要になります。
これらの手続きは、労働基準法や労働時間に関する法律に基づき、従業員の労働条件を適切に管理するために求められるものです。
以下に、適用事業報告書や就業規則、36協定の作成など、合同会社が従業員を雇用した際に必要となる手続きについて解説します。
適用事業報告書の提出
合同会社が従業員を初めて雇用する際には、「適用事業報告書」を提出する必要があります。この書類は、労働基準法の適用を受けるために必須で、労働基準監督署に提出します。従業員を雇用するタイミングで提出することが義務付けられており、これにより事業所が労働基準法の適用対象として正式に登録されます。
「適用事業報告書」は、事業所の運営が労働基準法のもとで適正に管理されるための重要なステップであり、遅滞なく提出する必要があります。この報告書の提出により、労働条件の適正な整備が求められ、労働者の権利保護が保証されます。
| ■手続きに必要な書類と期限 ［申請書］適用事業所報告書 ［提出先］労働基準監督署 ［提出期限］従業員を初めて雇用する際、遅滞なく提出 |
合同会社を設立するときに必要な社会保険と労働保険の手続きについては下記でまとめています。
参考）合同会社設立後の社会保険加入は義務？条件や手続き方法を解説！
36協定の作成と従業員との締結
36協定（時間外・休日労働に関する協定書）は、従業員に法定労働時間を超える労働（残業）や休日労働をさせる場合に必要な書類です。この協定は、労働基準法に基づいて締結されるもので、従業員の過重労働を防止し、健康と福祉を守ることを目的としています。
36協定の締結には、従業員の過半数で組織する労働組合、または労働組合がない場合は従業員の過半数を代表する者（過半数代表者）との間で行います。協定書には、以下の内容を記載する必要があります。
- 時間外労働・休日労働をさせる必要のある具体的な事由
- 業務の種類
- 時間外労働・休日労働をさせる労働者の範囲
- 1日および1日を超える一定期間についての延長時間数
- 時間外労働・休日労働の有効期間
締結した36協定は、管轄の労働基準監督署に届け出ることで初めて有効となります。36協定を締結していないと、従業員に時間外労働をさせることは違法となり、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金といった罰則の対象となる可能性があります。
| ■手続きに必要な書類と期限 ［申請書］36協定（時間外労働協定） ［提出先］労働基準監督署 ［提出期限］時間外労働を行う前に |
36協定の作成と締結は、合同会社が従業員の適正な労働条件を確保するために重要な手続きです。協定内容を適切に定め、届出を行うことで、法令に準拠した運営を行うことができます。
【社労士監修】36協定とは？割増賃金や残業に関する知識を分かりやすく解説
就業規則の作成
就業規則は、合同会社が従業員の労働条件や服務規律などを明文化したものであり、常時10人以上の労働者を雇用する場合に作成が義務付けられています。就業規則は、労働者の権利と義務を明確にし、会社の秩序を維持するために重要な役割を果たします。
ただ、10人未満の会社であっても従業員を1人でも雇用した場合は、就業規則の作成が推奨されています。
参考）就業規則は10人未満の会社でも作成すべき？就業規則作成の義務とメリットを社労士が解説
就業規則には、以下の事項を記載する必要があります。
- 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇など労働時間に関する事項
- 賃金の決定、計算、支払いの方法、賃金の締切り・支払いの時期など賃金に関する事項
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
- 臨時の賃金、賞与及び最低賃金額に関する事項
- 安全衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰・制裁に関する事項
- 上記のほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される事項
作成した就業規則は、管轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。また、就業規則の内容を労働者に周知することも義務付けられています。
就業規則を作成することで、労働条件やルールを明確化し、労働者と会社間のトラブルを未然に防ぐことができます。また、就業規則は、労働関係の基本的なルールブックとして機能し、会社の円滑な運営にも寄与します。
| ■手続きに必要な書類と期限 ［申請書］就業規則 ［提出先］労働基準監督署 ［提出期限］常時10人以上の従業員を雇用した時点で |
合同会社が従業員を雇用する際は、就業規則の作成と届出を適切に行うことが求められます。これにより、労働者の権利を保護し、会社の健全な発展を促すことができるでしょう。
合同会社を運営する上で、「社員」と「従業員」という2つの異なる立場の人材が存在します。この2つの概念は、役割、権利、義務において大きく異なるため、会社経営者や人事担当者は、その違いを正確に理解しておく必要があります。
「社員」は、合同会社の出資者であり、会社の所有者としての地位を持ちます。社員は、会社の経営に関する意思決定に参加する権利を有し、会社の利益配当を受けることができます。また、社員総会で選任された社員の中から業務執行社員が選ばれ、会社の業務執行を担当します。社員は、会社債務について有限責任を負います。
一方、「従業員」は、合同会社と雇用契約を結び、労働力を提供する対価として賃金を受け取る立場の人材です。従業員は、会社の指揮命令に従って業務を遂行する義務を負いますが、会社の経営には直接関与しません。従業員の雇用条件は、労働基準法をはじめとする労働関連法規に基づいて定められ、解雇規制など各種の保護規定が適用されます。
基本的な社員と従業員の雇用手続きは同じ
社員と従業員では、雇用手続きに大きな違いはありませんが、それぞれの立場に応じた追加的な手続きが必要となる場合があります。
社員の場合は、出資者としての立場も併せ持つため、出資の払込み、社員総会での選任決議（業務執行社員の場合）、登記事項の変更（社員の変更があった場合）などの手続きが必要となることがあります。また、社員の報酬は、原則として損金として処理されず、「社員報酬」として会社の利益から支払われます。
従業員の雇用手続きには、労働関連法規の適用を受けるため、労働基準法に基づく各種手続き（労働条件の明示、就業規則の作成など）、36協定の締結と届出（時間外労働・休日労働を行わせる場合）、年次有給休暇の付与などの追加的な手続きが必要となる場合があります。
合同会社における「社員」と「従業員」の違いを理解することは、会社運営上の様々な場面で重要となります。会社経営者や人事担当者は、両者の立場に応じた適切な対応を行いつつ、協力関係を構築し、会社の発展に努めることが求められます。
会社設立後は社会保険の加入手続きが必須！必要な届出や書類を解説
合同会社が従業員を雇用する際には、様々な法的手続きが必要となります。これまで解説してきたように、雇用契約の締結、社会保険・労働保険の加入手続き、労働基準法に基づく諸手続きなど、多岐にわたる手続きを適切に行わなければなりません。
これらの手続きは、会社の規模や業種、雇用形態などによって異なる場合があり、また、法改正によって変更されることもあります。手続きを誤ると、法的なトラブルやペナルティを招く恐れがあります。
そのため、合同会社が従業員を雇用する際には、労務管理の専門家である社会保険労務士（社労士）に相談・依頼することを検討することをおすすめします。
社労士に依頼するメリット
社労士は、労働法や社会保険関連法規に精通しており、雇用手続きに関する専門的な知識とノウハウを持っています。社労士に相談・依頼することで、以下のようなメリットが期待できます。
- 法令遵守の徹底：社労士は、最新の法令や制度に基づいて適切な手続きを行うことができます。
- 手続きの効率化：社労士は、雇用手続きに関する書類の作成や届出を代行することで、会社の業務負担を軽減できます。
- トラブルの防止：社労士は、労働条件の設定や労務管理について適切なアドバイスを行うことで、労使間のトラブルを未然に防ぐことができます。
- コストの最適化：社労士は、助成金の活用や労務管理の効率化などを通じて、会社のコスト削減に貢献できます。
合同会社が従業員を雇用する際には、自社の状況を踏まえつつ、社労士に相談・依頼することを検討することが賢明です。社労士のサポートを受けることで、適切な雇用手続きを行い、円滑な労務管理を実現することができるでしょう。
ただし、社労士に全てを任せきりにするのではなく、会社経営者や人事担当者自身も労働法規の基本的な知識を持ち、社労士との連携を図ることが重要です。社内の実情を踏まえつつ、社労士の専門的なアドバイスを活用することで、合同会社の健全な発展に寄与することができます。
合同会社が従業員を雇用する際には、手続きの重要性を認識し、必要に応じて社労士に相談・依頼することを検討しましょう。適切な雇用手続きを行うことは、会社の法令遵守と従業員の権利保護につながります。
全国のあらゆる社会保険手続きと労務相談を「顧問料なしのスポット」で代行するWebサービス【社労士クラウド】
懇切丁寧 ・当日申請・全国最安値価格｜ 1,800社以上の社会保険手続き実績｜
