社会保険（健康保険）資格喪失証明書とは、健康保険の資格を失ったことを証明するための書類です。たとえば、従業員が退職して国民健康保険へ切り替える場合や、配偶者などの扶養から外れて新たに健康保険に加入する場合に、この証明書が必要になることがあります。
法律上、会社に対してこの証明書の発行が義務付けられているわけではありませんが、実務では「従業員や家族から依頼があれば速やかに発行するべき書類」として広く扱われています。
発行が遅れると、国民健康保険の加入や扶養申請の手続きが進められず、本人が不利益を被る可能性もあるため、迅速で正確な対応が求められます。
本記事では、社会保険労務士監修のもと、健康保険資格喪失証明書の発行手続きや書き方、実務上の注意点について、初めての方にもわかりやすく解説します。書き方に不安がある方や、必要なタイミングを逃したくない方は、ぜひ最後までご覧ください。
生島社労士事務所代表
生島 亮
いくしま りょう
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社会保険（健康保険）資格喪失証明書とは、とは、従業員が退職や労働条件の変更などによって、会社の健康保険や厚生年金保険の加入資格を失った事実を証明するために、事業主（会社）が発行する書類です。
この証明書は、退職した従業員が会社の健康保険から脱退した日（資格喪失日）を公的に証明する役割を持ちます。
日本はすべての国民がいずれかの公的医療保険に加入する「国民皆保険制度」を採用しているため、従業員は退職後、速やかに次の医療保険（例：国民健康保険、家族の健康保険の被扶養者）へ加入しなければなりません。
その切り替え手続きの際に、以前加入していた保険をいつ脱退したのかを証明する書類として、この社会保険資格喪失証明書の提出が求められます。
どこで発行する？原則、会社発行
社会保険資格喪失証明書は、原則として事業所（会社）が発行する書類です。
例えば、従業員が退職した場合や、その扶養に入っているご家族が収入増加などで扶養から外れた場合など、本人や家族が国民健康保険へ新たに加入する際に証明書が必要となります 。このようなケースで従業員から発行の依頼があった際に、会社が作成・交付するのが一般的な流れです。
ただし、会社が加入している健康保険が「協会けんぽ（全国健康保険協会）」であれば、従業員やその家族が年金事務所に直接請求し、「資格喪失証明通知書」といった書類を発行してもらうことも可能です 。
参考）国民健康保険等に加入するため、健康保険の資格喪失証明等が必要になったとき | 日本年金機構
発行は義務？法的義務はないが実務上は対応必須
法律上、会社（事業主）に対して社会保険資格喪失証明書の発行を直接義務付ける明確な規定はありません 。
しかし、従業員やその扶養家族は、この証明書がないと国民健康保険への加入手続きなどが進められず、無保険期間が生じてしまうリスクがあります。無保険期間中の医療費は全額自己負担となるため、資格を喪失した方にとっては非常に重要な書類です 。
そのため、法的な発行義務はないものの、従業員から発行を依頼された場合には、会社として速やかに対応することが強く推奨されます。円満な保険の切り替えをサポートし、不要なトラブルを避けるためにも、実務上は発行が必須であると認識しておきましょう。
【実務上のポイント】
正社員だけでなく、アルバイトやパートタイマーであっても、会社の社会保険に加入していた従業員であれば、発行対応が必要。
いつまでに渡すべき？退職後すぐが望ましい
社会保険資格喪失証明書をいつまでに発行・交付すべきかという法的な期限はありません。しかし、資格を失った従業員やその家族は、資格喪失日（退職の場合は退職日の翌日、扶養から外れる場合はその事実が発生した日）から14日以内に国民健康保険への加入手続きを行う必要があります 。
この手続きに証明書が必要となるため、会社は資格喪失の事実が発生した後、可能な限り速やかに証明書を発行し、従業員へ渡すことが望ましいです。
一般的には、会社が年金事務所へ「被保険者資格喪失届」を提出し、その手続きが完了した後に発行準備が整います。
事実発生からおよそ1週間程度で従業員の手元に届くように手配できると、対象者も安心して手続きを進めることができます 。
【証明書の発行タイミングの目安】
| 項目 | 推奨タイミング | 備考 |
| 資格喪失届の提出 | 退職日から5日以内 | 年金事務所へ提出 |
| 証明書の発行 | 資格喪失届提出後 | 提出完了を確認してから速やかに作成・交付 |
| 従業員への交付 | 退職日から1週間以内 | 国保切替の手続きに間に合うよう早めの対応が必要 |
一連の社会保険手続きは専門的な知識を要するため、初めて手続きを行う担当者の方や、他の業務と兼任されている方にとっては負担が大きい場合もあります。手続きに不安を感じる場合は、専門家である社会保険労務士へ相談することも有効な選択肢です。
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従業員が社会保険の資格を失ったからといって、必ずしも全員に社会保険資格喪失証明書が必要になるわけではありません。証明書が必要になるかどうかは、その従業員が退職後や扶養から外れた後に、どの医療保険制度に加入するかによって決まります。
ここでは、実務でよくある「必要なケース」と「不要なケース」に分けて、具体的に解説します。
健康保険資格喪失証明書が必要なケース
結論からいえば、従業員やその家族が、会社の健康保険を抜けた後にご自身で別の健康保険への加入手続きを行う場合、社会保険資格喪失証明書がほぼ必須となります。
特に以下のケースでは、会社として速やかな発行対応が必要です。
退職後に市区町村の国民健康保険に加入する手続きで、最も一般的に提出を求められるケースです。役所の窓口で、会社の健康保険をいつ喪失したかを証明する書類として、この社会保険資格喪失証明書が必要になります
退職後などに、配偶者や親などが加入する健康保険の被扶養者として加入申請する場合も、この証明書の提出が必要です
必須ではありませんが、転職先の企業によっては、入社手続きの際に前職の資格喪失証明書の提出を求めることがあります
健康保険資格喪失証明書が不要なケース
一方で、退職者全員にこの証明書が求められるわけではありません。以下のように、公的医療保険の切り替え手続きが本人を介さずに行われる、あるいは別の手続きで代替される場合は、原則として資格喪失証明書は不要です。
退職日の翌日にすぐ転職し、新しい会社で社会保険に加入するなど、保険に加入していない期間（空白期間）が1日もなければ、国民健康保険に加入する必要がありません
退職後も最長2年間、それまで加入していた会社の健康保険に個人で加入し続ける「任意継続被保険者制度」を利用する場合、この証明書は使いません
「社会保険資格喪失証明書」がどうしても手に入らない場合に、市区町村によっては「退職証明書」や「離職票」で代用できることがあります。
しかし、これはあくまで例外的な対応です。離職票は本来、雇用保険（失業手当）の手続きに使う書類であり、すべての自治体で健康保険手続きに使えるとは限りません。
手続きの確実性やスピードを考慮すると、原則通り「社会保険資格喪-失証明書」を用意することが、従業員にとっても会社にとっても最も安全な方法です。
【関連記事】
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＞ 雇用保険被保険者離職証明書とは？書き方と必要書類を記入例付きで社労士が解説
社会保険資格喪失証明書の発行は、段取りを理解していれば決して難しい手続きではありません。従業員の退職や扶養から外れる事実が発生してから、証明書を交付するまでの一連の流れを5つのステップで解説します。
ステップ①：社会保険の被保険者資格喪失届の手続きをおこなう
社会保険資格喪失証明書を発行するための大前提として、まず会社が「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」を日本年金機構へ提出する必要があります 。この届出は、従業員の社会保険の資格を正式に喪失させるための法的に義務付けられた手続きです 。
資格喪失の事実が発生した日（退職日の翌日など）から5日以内に、管轄の年金事務所または事務センターへ提出しなければなりません 。この届出書には、従業員本人および被扶養者から回収した健康保険証をすべて添付する必要があります 。
この「資格喪失届」の手続きが完了して初めて、会社は資格喪失の事実を証明できるようになります。
【関連記事】
＞ 社会保険の被保険者資格喪失届とは？記入例や提出先、遅れた場合の影響について解説
ステップ②：健康保険資格喪失証明書のフォーマット（様式）を入手する
資格喪失届の提出が完了したら、次に行うのは証明書の様式（フォーマット）の入手です。
社会保険資格喪失証明書には、国が定める統一された法定のフォーマットは存在しません 。そのため、会社が任意に作成することが可能です 。
多くの企業では、日本年金機構や各市区町村がウェブサイトで公開しているテンプレートを参考に作成しています 。
特にこだわりがなければ、退職者が提出先とする市区町村の様式を利用するのが確実です。
健康保険資格証明書のフォーマット・ダウンロード例↓
参考）健康保険・厚生年金保険資格取得（喪失）連絡票（証明書） | 姫路市
ステップ③：被保険者情報など必要事項を記入する
準備したフォーマットに、必要事項を正確に記入します。主に以下の情報を記載する必要があります 。
- 被保険者（従業員本人）に関する情報
- 被扶養者に関する情報
- 事業所（会社）に関する情報
特に資格喪失日は、退職の場合は「退職日の翌日」となるため、日付の誤りには十分注意してください 。詳細な書き方については、次の章で記入例とともに詳しく解説します。
ステップ④：内容を確認し、捺印・社内控えを保管する
記入が完了したら、誤字脱字や日付の間違いがないか、必ず内容を再確認してください 。
証明書への会社印（社判）の押印は、法的に必須ではありません 。しかし、提出先の市区町村や保険組合から押印を求められるケースもあるため、押印欄がある様式の場合は押印しておくとより丁寧な対応となります 。
後日の問い合わせや再発行に備えるため、作成した証明書のコピーを一部取り、会社の控えとして保管しておくことが重要です 。
ステップ⑤：従業員に原本を渡し、控えを社内保管する
最終確認が済んだ証明書の原本を、従業員本人へ交付します 。退職日に直接手渡しするか、すでに退職している場合は郵送で送付するのが一般的です 。
会社用の控えは、健康保険法で定められている関連書類の保存義務期間（2年間）に準じて、他の退職書類と一緒にファイリングしておくと管理がしやすく安心です 。
| 【チェックリスト：交付時の注意点】□ 健康保険証の返却は済んでいるか？ □ 証明書に会社印が押されているか？ □ 社内控えをスキャン・コピーして保管したか？ |
社会保険資格喪失証明書には国が定めた統一様式はありませんが、提出先（市区町村など）で手続きをスムーズに進めるためには、記載すべき必須項目がいくつかあります。
記入漏れや間違いがあると、従業員やその家族の保険切り替え手続きに支障が出る可能性があるため、各項目を正確に記入することが非常に重要です。
健康保険資格喪失証明書の具体的な記載内容・記入例
ここでは、一般的な証明書のフォーマットを基に、記載すべき具体的な内容を3つのブロックに分けて解説します。
参照元：健康保険資格(喪失)証明書 記入例 い 本 – 鳥取市
最後に、証明書を発行する会社（事業所）の情報を記入します。
- 証明年月日：証明書を発行した日付を記入します。
- 事業所の所在地・名称・電話番号
- 事業主の氏名（代表者名）
- 事業主の押印：証明の真正性を示すため、社判（ゴム印）や代表者印を押印します 。
これらの情報を正確に記載することで、行政機関の窓口でもスムーズに受理される、信頼性の高い証明書を作成することができます。
資格を喪失する従業員本人の情報を記入します。健康保険証や年金手帳、社内の従業員情報をもとに、正確な情報を転記してください。
- 被保険者の氏名・生年月日
- 健康保険被保険者証の記号・番号
- 基礎年金番号
- 資格取得年月日：その従業員が、会社の社会保険に加入した年月日。
- 資格喪失年月日：会社の社会保険の資格を失った年月日を記入。
【最重要ポイント：資格喪失日の考え方】
「資格喪失年月日」は、この証明書で最も重要な項目です。特に退職の場合、資格喪失日は「退職日の翌日」を記入しなければなりません 。
例えば、3月31日付で退職した従業員の資格喪失年月日は、4月1日となります。この日付を間違えると、保険料の計算や切り替え手続きに影響が出るため、絶対に間違えないようにしてください。
従業員に扶養されている家族がいた場合に、その情報を記入します。扶養家族がいない場合は、この欄は空欄または「なし」と記載します。
- 被扶養者の氏名・生年月日・続柄
- 被扶養者として認定された年月日
- 被扶養者でなくなった年月日（資格喪失日）
従業員の退職に伴い扶養から外れる場合、ここの日付は従業員本人の資格喪失年月日と同じになります。収入増加などで被扶養者のみが資格を失う場合は、その事実が発生した日を記入します。
従業員本人が資格を喪失する際には、被扶養者がいる場合、この欄も必ず記入する必要があります 。
社会保険資格喪失証明書の発行は、従業員の新たな門出をスムーズに支えるための重要な手続きです。手続き自体はシンプルですが、いくつかの注意点を押さえておかないと、意図せず従業員に不利益を与えたり、後のトラブルに発展したりする可能性があります。
ここでは、担当者が特に注意すべき3つのポイントを解説します。
資格喪失届を提出していないと証明書を発行できない
まず大前提として、社会保険資格喪失証明書は、会社が「被保険者資格喪失届」を年金事務所へ提出し、正式に資格喪失の手続きが完了した後でなければ発行できません。
資格喪失証明書は、あくまで「社会保険の資格を喪失した」という事実が公的に確定した後に、その内容を証明する書類です。会社は、従業員の退職日の翌日など、資格喪失の事実が発生してから5日以内に「被保険者資格喪失届」を提出する義務があります 。この法的な手続きを完了させる前に、証明書だけを先行して発行することはできませんので、手続きの順番を間違えないようにしましょう。
証明書の発行時期が遅れると、従業員が国保加入に支障が出る
証明書の発行が遅れると、資格を喪失した従業員やその家族が、国民健康保険（国保）への切り替え手続きを行えず、直接的な不利益を被る可能性があります。
国民健康保険への加入は、原則として社会保険の資格を喪失した日から14日以内に行う必要があります 。多くの市区町村では、この手続きに資格喪失証明書の提出を必須としています 。
もし証明書の交付が遅れ、この14日間の期限を過ぎてしまうと、保険料は資格喪失日まで遡って請求されるにもかかわらず、手続きが完了するまでの間の医療費は全額自己負担となってしまう「無保険期間」が生じる恐れがあります 。
こうした事態を避けるためにも、会社は従業員から依頼があった際に、可能な限り迅速に証明書を発行・交付する責任があります。
証明書の社内控えを必ず保管しておく（問い合わせ対応・再発行用）
従業員へ証明書の原本を交付した後は、
必ずコピーを取り、会社の控えとして保管してください 。
この控えを保管しておくことには、2つの重要な目的があります。
- 後の問い合わせに対応するため
- 紛失時の再発行に備えるため
健康保険に関する書類は、法律で退職後2年間の保存義務が定められています 。この控えも、他の退職関連書類と一緒に、少なくとも2年間は保管するようにしましょう。
社会保険資格喪失証明書の手続きに関して、実務担当者の方からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。日々の業務で迷った際の参考にしてください。
資格喪失届を提出した直後に証明書は発行してもいい？
「被保険者資格喪失届」を年金事務所へ提出した後であれば、速やかに証明書を発行して問題ありません。そのタイミングが最も適切です。
重要なのは手続きの順番です。社会保険資格喪失証明書は、会社が「資格喪失届」を提出し、社会保険の資格を失った事実が公的に確定して初めて効力を持つ書類です。そのため、必ず資格喪失届の提出を済ませてから、証明書を発行してください。
ただし、発行の際に注意すべきは、証明書に記載する「資格喪失日」と、実際に会社が届出を行う「提出日」は異なるという点です。両者の日付が矛盾しないよう注意しなければなりません。
【具体例】
- 従業員の退職日：6月30日
- 資格喪失日：7月1日
- 資格喪失届の提出日：7月5日
この場合、会社が証明書を発行するのは7月5日以降になりますが、証明書に記載する「資格喪失年月日」は、事実に基づき「7月1日」と正しく記入します。
従業員が証明書を紛失した場合は再発行できる？
会社で再発行が可能です。
会社で保管している証明書の控えをもとに、再度同じ内容で作成し、交付してください 。このためにも、発行した証明書の控えを必ず保管しておくことが重要です。万が一、会社での再発行が難しい場合、協会けんぽの加入者であれば、本人が年金事務所で「資格喪失等確認通知書」を再度請求することもできます 。
【チェックポイント】
- 再発行の際も日付や内容は初回発行時と同じにする
- 発行日や担当者名を記載し、「再発行」である旨のメモを付けると親切です
厚生年金の資格喪失証明書も別途必要ですか？
別途作成する必要はありません。
一般的に使用される「健康保険資格喪失証明書」のフォーマットには、厚生年金保険に関する情報（基礎年金番号など）を記載する欄も設けられています 。その様式を使い、健康保険と厚生年金の両方の情報を記載することで、1枚の証明書で両方の資格喪失を証明することが可能です 。
証明書は退職者全員に発行すべき？
法律上の義務はないため、必ずしも退職者全員に一律で発行する必要はありません 。
転職先がすぐに決まっており、社会保険の空白期間がない場合や、任意継続制度を利用する場合には、この証明書は不要です 。
しかし、退職者が国民健康保険に加入する場合など、多くの場合で証明書が必要となるため、退職手続きの際に「証明書は必要ですか？」と本人に確認し、必要であれば速やかに発行するのが最も親切な対応です。
【関連記事】
＞ 従業員の退職で会社側が行う退職手続き一覧・流れや必要書類を社労士が解説
本人から年金事務所で発行してもらうこともできる？
会社が加入している健康保険が「協会けんぽ」であれば可能です。
会社が証明書を発行してくれない場合や、発行が遅れている場合、退職者本人がお近くの年金事務所の窓口へ行くことで、資格喪失の事実を証明する「健康保険・厚生年金保険 資格喪失等確認請求書」を提出し、証明書（通知書）を受け取ることができます 。会社がすでに「資格喪失届」を提出していれば、即日で発行してもらえることもあります 。
ただし、会社独自の健康保険組合に加入していた場合は、その健康保険組合に直接問い合わせる必要があります 。
社会保険（健康保険）資格喪失証明書は、退職した従業員が国民健康保険への加入や被扶養者としての加入をおこなう際に、必要となる非常に重要な書類です。法的な発行義務は明文化されていないものの、実務上は「求められたら必ず発行するべき書類」として扱われているのが現実です。
この手続きは、法的な義務を果たすだけでなく、資格を喪失した従業員やその家族の生活を、次のステップへ円滑につなぐための会社としての大切な配慮です 。
円満な手続きと会社の信頼性確保のためにも、以下のポイントを必ず押さえておきましょう。
社会保険資格喪失証明書の発行で押さえておくべきポイント
- 証明書の役割と提出先を理解する
- すべての起点となる「資格喪失届」の提出を必ず完了させる
- 退職日・資格喪失日など、日付の整合性に注意する
- 事前に様式や記入例を準備しておくことで迅速な発行が可能に
- 証明書の控えは再発行・問い合わせ対応に備えて社内保管
社会保険の資格喪失は、従業員の退職だけでなく、家族の扶養離脱や労働条件の変更など、様々な場面で発生します。もし手続きに少しでも不安がある、あるいは人事・労務の担当者がおらず、貴重な時間を割けないという場合には、専門家である社会保険労務士に相談するのも有効な選択肢です。
正確な手続きは、将来の労務リスクを回避し、会社と従業員の双方にとっての安心をもたらします。
全国のあらゆる社会保険手続きと労務相談を
「顧問料なしのスポット」で代行するWebサービス【社労士クラウド】
懇切丁寧 ・当日申請・全国最安値価格｜ 2,000社以上の社会保険手続き実績｜
